Как не испортить самому себе презентацию Доклада на Конференции? (Полезные советы для выступающих).

Автор : Инна Иголкина


Каждый тренер, бизнес-тренер и консультант думает, что он может и умеет выступать публично...

Однако, как показывает практика, не всегда то, что мы о себе думаем, совпадает с тем, что думают о нас другие во время выступления. Этот Доклад для тех, кто хочет посмотреть на себя со стороны и, возможно, найти пути для дальнейшего роста.

1) За 2 месяца до начала Конференции "НЛП в Бизнесе" во время II Всероссийского Фестиваля НЛП:

При выборе темы:

Почитайте аналогичные Доклады конференции ТРЕКО в Санкт-Петербурге прошлых лет. Например, найти их можно с помощью кнопки «искать» в верхнем правом углу портала TREKO.RU. Набрав там слово «Доклад», обнаруживаем, например, такой интересный материал: «Зачем нужны слабые Доклады, статьи, специалисты... [эссе]»

Вы ведь не хотите, чтобы Ваше выступление было слабым? Не рекомендуется делать на Конференции "НЛП в бизнесе" доклады на темы из НЛП-Практик, лучше расскажите что-то из своего личногоопыта.


Зачем это нужно?

1. Чтобы «не изобретать велосипед» - если кто-то уже об этом говорил, посмотреть, что было сказано, дополнить, не повторять заново. В НЛП есть много всего, что открыли наши соотечественники. Так давайте об этом и поговорим! Поделитесь своими наработками, за 15 минут вполне можно рассказать основную мысль, еще за 15 минут - ответить на вопросы, а кто заинтересуется - может прийти потом на Ваш мастер-класс или задать вопросы по почте, по телефону, лично и т.д.

2. Чтобы сослаться в разделе «Литература». Это поможет тем, кто будет впоследствии читать Ваш Доклад, при необходимости не искать все это заново, а просто пройти по ссылкам. Мы планируем продолжение проекта, и Ваш доклад войдет в историю российского НЛП (конечно, если Вы его напишете и пришлете Организаторам).

3. Возможно, пока Вы будете искать эту информацию, Вы увидите, чего в ней нет, и сможете это дополнить.

Что ещё помогает?

Если Вы выбрали интересную тему, то за несколько месяцев до Конференции у Вас есть достаточно времени, чтобы провести небольшое исследование. Вы можете сделать это на форумах «Рекламное измерение»  , Сообщества менеджеров E-xecutive.ru  , на НЛП-Ньюс , на форуме Всероссийского Фестиваля НЛП и других. В самом тексте Доклада в этом случае хорошим тоном считается поблагодарить тех людей, которые помогали Вам.

Внимательно почитайте рекомендации Оргкомитета ТРЕКО о том, как не сделать типовые ошибки (да, люди разные, но ошибки делают одинаковые). Мнение Организаторов Всероссийского Фестиваля НЛП здесь совпадает с ТРЕКО - хорошие доклады примерно однаковы, а вот плохие - каждый является исключением, точнее - пренебрежением к правилам. Прочитайте правила оформления Докладов. Даже если Вы уже читали их, рекомендую делать это каждый раз, т.к. человеку свойственно забывать что-то, и это может оказаться важным.

Один литературный редактор рассказывал мне, что пришел в неописуемую ярость, когда ему пришлось поставить 86 точек в конце присланной ему на правку статьи. Вряд ли Вы захотите, чтобы, читая Ваш Доклад, Оргкомитет испытывал схожие эмоции… Хотя мы - люди терпеливые, и даже поможем Вам оформить к нашей Конференции по НЛП презентацию в Power Point, если по каким-то причинам Вы не можете сделать этого самостоятельно. Поверьте - с тех пор, как изобрели электронные средства для презентаций, люди уже отвыкли от напрасной потери времени при записывании на доске или флипчарте того, что надо было подготовить заранее.

Процесс написания Доклада и разработки презентации к нему:

1. Заранее спланируйте то, что собираетесь сказать или показать. Продумайте возможные вопросы и варианты ответов на них, слайды презентации и иллюстрирующие примеры. Можно ли «споткнуться на ровном месте»? Если да – лучше выбросите этот слайд или пример, найдите другой, более «безопасный».

2. Требуются ли для понимания изложенной Вами информации какие-нибудь «фоновые знания»? Если да – то в каком объёме? Например, Докладчик рассказывает про S-образную кривую в маркетинге. Несколько слушателей не понимают, о чем идет речь. Докладчик начинает приводить метафоры, говорит о том, что сотня лошадей не может бежать быстрее, чем скорость отдельной лошади, а автомобиль – может… Те же самые слушатели продолжают не понимать… В конце эти несколько человек выходят с негативным отношением к Докладчику (не к себе же!).

Обычно смысл выступления – в создании положительного отношения к выступающему, обязательно помните об этом! Люди не любят быть глупее других, и, если они чего-то не поняли, то негатив может быть перенесен на выступающего, на организаторов и на все мероприятие в целом.

3. Можно ли отказаться от части материалов выступления без существенного ущерба для общего впечатления? Если да, то какие части Доклада можно свернуть или развернуть? Часто во время выступления Докладчика либо тормозят, и он задерживается на каком-то из слайдов, а потом приходится «комкать» остальные заявленные вопросы, либо (что значительно реже бывает).

Докладчик рассказал уже все, а время еще осталось. Между этими двумя крайностями и приходится балансировать. Плохо, когда понятно, что впереди у Докладчика еще 30 слайдов, а времени осталось 3 минуты.

Люди чувствуют себя обкраденными, ведь, может быть, на тех самых слайдах было все самое интересное. Планируйте выступление в соответствии с имеющимся для него временем, пусть лучше слайдов будет меньше, но зато не будет ощущения «галопом по Европам». Вы можете включить в текст Доклада больше информации, но когда будете рассказывать – не пытайтесь объять необъятное!

4. Если Вы считаете, что создали «уникальную» методику, в корне отличающуюся от других – поищите этих «других» и обоснуйте с помощью фактов, чем конкретно Ваша методика на самом деле отличается. Помните – участники профессиональных Конференций – люди образованные, читают книги и могут знать о теме Вашего выступления намного больше, чем Вы сами. В отличие от традиционных тренингов и семинаров, на Конференции могут быть люди, по учебникам которых Вы учились… Не пытайтесь рассказать о чем-то, о чем рассказывают в стандартных курсах НЛП-Практика или НЛП-Мастера... Иначе участникам будет скучно. Лучше расскажите о своем собственном открытии, пусть маленьком, но реальном.

2) За неделю до Конференции

1. Вышлите презентацию для проверки того, «встала» ли она на компьютер Организаторов или нет. В этом случае Вы сможете заблаговременно принять меры по исправлению ситуации в случае необходимости. Хуже будет, если Вы понадеялись на презентацию, а она по каким-то причинам «не идет».

2. Прорепетируйте и прохронометрируйте выступление. Поверьте - нет ничего хуже, чем мысли после выступления: "Почему я не прорепетировал(а)"...

3. Пользуясь презентацией в Power Point, помните, что она может как помочь, так и навредить.

Несколько простых, но крайне полезных советов по Power Point презентациям:

* Прочитайте любую хорошую книгу по презентациям в Power Point – и Вы найдете как минимум несколько моментов, казалось бы, не очень важных, но которые можно улучшить. Перелиставайте эту книгу за неделю до выступления и за день до него.
* Никогда не делайте в презентации такой фон, который сильно отвлекает внимание от расположенного на нем текста. Лучше пусть фон будет просто белым.
* Если попадется плохой проектор, то информация на темном фоне будет видна хуже, чем черные буквы на белом фоне. Чем дальше сидят участники – тем хуже им будет видно (помните о размерах зала, в котором будете выступать). Если не знаете размеры зала – спросите у Организаторов. Организаторы приложат все силы для того, чтобы проектор в зале был хорошим и исправным, но не надейтесь на чудо.
* Помните банальную истину о том, что НЕЛЬЗЯ читать целиком текст, написанный на экране. Это создает у зрителей, которые читают быстрее, чем Вы говорите, ощущение того, что Вы не знаете свой собственный Доклад и не уверены в себе. Помимо того, что зрители просто скучают, они еще и начинают испытывать негативные эмоции по отношению к Докладчику. Думайте об этом ДО ПРЕЗЕНТАЦИИ.
* Избегайте большого количества букв и слов на слайде. Длинный тезис сокращайте до 2-3 (максимум 6) слов. Оптимальное количество текста на экране – не больше 6 слов в 6 рядах. Помните – лучше 1 раз увидеть, чем 100 раз услышать. Лучше вставьте одну, но хорошую картинку, чем напишете «Войну и мир» на одном слайде. Стиль слайда скорее похож на общение с помощью SMS.
* При использовании графических объектов сохраняйте чувство вкуса и меры. Чрезмерное количество двигающихся, скачущих и быстро меняющихся объектов в Power Point утомляет зрителей.
* Без крайней необходимости не пользуйтесь в Power-Point презентациях звуковыми эффектами, особенно похожими на рингтоны сотовых телефонов. Когда в притихшей аудитории вдруг раздается резкий мелодичный звук, все начинают озираться в поисках владельца невыключенного сотового телефона. Внимание уходит от Вашей презентации, а эмоции вряд ли можно назвать положительными.

4. Проверьте Ваш Доклад на новизну, практическую пользу от него и соответствие ожиданиям аудитории.

* Если людям все в Вашем Докладе заранее известно – что они будут делать в этом случае (Ваши предположения?).  (Помните - аудитория в зале будет разноуровневой - например, НЛП-Тренеры, Мастера НЛП, Практики НЛП и те, кто про НЛП вообще ничего не знает). Все эти люди должны понять что-то важное и интересное из Вашего доклада.
* Какие приемы у Вас есть, чтобы избежать скуки среди слушателей?  (Не пытайтесь заменить доклад играми, песнями и плясками).
* Соответствуют ли они правилам мероприятия?
* Какую практическую пользу вынесет участник (бизнес-тренер, владелец тренинговой компании, потенциальный Заказчик) из Вашего Доклада? Захочет ли бизнесмен заказать Вам корпоративный тренинг, послушав Вас во время доклада на Конференции?
* Ознакомьтесь со списком уже опубликованных Докладов или, хотя бы их названий, желательно найти время для того, чтобы прочитать все Доклады. Зачем? Чтобы не получилось, что кто-то рассказывает о чем-то, тесно связанном с Вашим Докладом, а Вы об этом узнаете непосредственно на Конференции, либо, еще хуже – Вы об этом не знаете, а слушатели – знают. Особо неприятно может получиться, если предыдущий Доклад опровергал какой-либо из тезисов Вашего Доклада.

5. Хороший Доклад на конференции – это мини-спектакль одного актера. Помните, что театр начинается с вешалки, а Доклад – с тщательной подготовки. Лучше затратить время до выступления, чем после выступления давать себе зароки лучше готовиться в следующий раз. Продумайте заранее все возможные моменты проявления закона Мерфи. Что случится, если не будет работать проектор? Что будет, если Вы забудете текст Доклада? В этих вопросах на самом деле нет негатива, но есть забота о тех, кто будет слушать Ваш Доклад.

3) Во время Конференции

1. Не пытайтесь рассказать всё, что Вы можете и знаете по данной теме! Помните, что лучше «недокормить» слушателей, чем «перекормить».

2. Регламент Конференции жесткий, и не надо злоупотреблять терпением Организаторов! Однажды я видела, как одна женщина «отвоевала» себе 5 минут дополнительного времени, раздавая «халяву» - диски, книги и т.д. несмотря на протесты Организаторов. Смотрится это крайне нехорошо и некультурно.

3. Не «застревайте» на второстепенных деталях. Бывает так, что, зависнув на первых пунктах, Докладчик вводит аудиторию в замешательство – как то, что они услышали, относится к теме Доклада? Тема Доклада не раскрыта, и виноваты в этом не те, кто задавал вопросы, уводящие в сторону, а выступающий. Всегда можно сказать: «Об этом я расскажу чуть позже», «Давайте мы это обсудим с Вами лично на перерыве» и т.д.

Не спрашивайте аудиторию: «Кому еще здесь эта тема интересна» - этот вопрос не ведет к сворачиванию беседы не по теме. Всегда найдутся из чувства противоречия (или солидарности) несколько человек, которые с готовностью уведут вас в сторону от темы.

4. Если вместе с Вами выступает один или более со-Докладчиков – заранее договоритесь о том, что именно они будут делать, пока Вы говорите.

Недопустимо, чтобы со-Докладчики:

- Перебивали Вас (и друг друга), особенно начиная со слова «Нет…!»

- Сидели, всем телом и лицом выражая скуку и другие негативные эмоции – ведь если «свой» так относится к Докладу, как тогда должны относиться к этой информации «чужие»?

- Отвлекали внимание от Докладчика на себя – с шумом перебирали предметы, бегали с видеокамерой перед участниками, загораживая им обзор, обсуждали что-то с соседом и т.д.

5. Не пытайтесь говорить слишком быстро! Лучше мысленно сократить текст в 2-3 раза (желательно еще до выступления), чем тараторить, чтобы успеть уложиться в отведенное время. Скорость мышления у всех разная. Дикция тоже может быть разной. В восприятие информации на слух свой отрицательный вклад вносят звуковые помехи (шум в зале, за окном, в микрофонах и т.д.). Поэтому, если Вы говорите на скорости, некомфортной для слушателя, ему приходится сильно напрягаться. Через некоторое время люди устают. У них портится самочувствие и настроение.

6. Время от времени делайте паузы… Это дает аудитории возможность хоть чуть-чуть подумать о том, что Вы сказали.

7. Помните, что краткость – сестра таланта. Используйте стрелочки, диаграммы, картинки, чтобы визуально иллюстрировать свою мысль. С помощью рисунка иногда можно мгновенно выразить то, что словами придется описывать минут 5. Рисуйте экспромтом, но лучше его заранее подготовить!

8. Видеофрагменты – это полезный тренерский инструмент, но в презентациях короче 1 часа их лучше вообще не использовать. Для правильного восприятия видеофрагмента из кинофильма надо сначала объяснить, зачем Вы собираетесь его показать и куда нужно смотреть, что увидеть. Затем надо показать сам видеофрагмент. Обычно это занимает от 2 до 5 минут. Потом надо объяснить людям, что это было, увидели ли они то, что должны были увидеть и т.д.

Таким образом, показ одного видеофрагмента занимает от 6 до 15 минут. В случае 15-минутного Доклада видеофрагмент «съедает» Доклад целиком. Исключение могут составлять редкие авторские (не из фильмов) материалы от 10 секунд до 1 минуты, иллюстрирующие основную идею Доклада.

9. Дружеская беседа «ни о чём» и деловая презентация – это разные жанры! Желательно их не смешивать. В презентации должны быть не только эмоции, но и «сухой остаток». Помните – время участников Конференции стоит дорого! Чем больше Вы им дадите за 30 минут - тем больше они это оценят!

10. Соизмеряйте время выступления и количество информации, содержащейся в нем. Лучше сказать чуть меньше, но так, чтобы аудитория поняла структуру и содержание выступления, чем скомкать весь Доклад. При попытках рассказать слишком широкую тему за слишком короткий промежуток времени тема становится банальностью. Например: «НЛП - это современная психотехнология». И что? Лучше научить одному короткому, но эффективному и не вычитанному из книг приему НЛП, полезному и новому для каждого из присутствующих в зале, чем рассказать в сотый раз о том, кто такой аудиал, и чем он отличается от визуала и кинестетика.


11. Обращайте внимание на то, что уже сказали предыдущие Докладчики. Вы можете как-то использовать их слова. Или эти слова могут как-либо повлиять на то, как слушатели воспримут ваше выступление. Если, предположим, один человек только что рассказал что-то, что совпадает с Вашим докладом - подумайте, можете ли Вы рассказать что-то другое из "домашних заготовок". У любого тренера по НЛП всегда есть о чем рассказать из личной практики.

Помните – у слушателей Вашего Доклада будет достаточно свободного времени после Вашего выступления, чтобы проверить сказанную Вами информацию. Если ссылаетесь на что-то - будьте уверены, что это действительно так, или, если Вы не уверены - расскажите о чем-нибудь еще.

Типовая ошибка – ссылаясь на нехватку времени, являться только на свой Доклад, не слыша предыдущих выступлений. Как правило, это не позволяет сделать Доклад качественным.

12. Power Point – инструкция по эксплуатации непосредственно в момент выступления:

* По возможности старайтесь располагаться слева от слайдов (так идет взгляд Слушателей – слева – направо).
* Никогда не стойте так, чтобы картинка проецировалась на Ваше лицо и одежду. Поверьте – смотрится это ужасно. Лучше купите себе презентер и управляйте презентацией дистанционно, стоя чуть сбоку от экрана.
* Если проектор в данный момент не нужен – лучше его просто выключить, чтобы он не отвлекал людей и не мешал ходить по сцене.
* Комментируйте то, что написано на экране.

4) Сразу после выступления

1. Задавание вопросов аудитории – это хороший ораторский прием. Однако выступающий обязан абсолютно точно знать, какой ответ на свой вопрос он хочет получить. И ещё – зачем он задал аудитории этот вопрос. Если аудитория не может ответить на вопрос – люди могут начать испытывать негативные эмоции по отношению к выступающему.

Поэтому если Вы сами задаете вопросы – то задавайте только такие вопросы, на которые Вы быстро получите от аудитории правильные с Вашей точки зрения ответы, помогающие лучше раскрыть содержание Доклада.

2. Отвечая на вопросы из зала:
1. Как понять суть вопроса?    - Внимательно слушайте

- Не спешите, у Вас есть достаточно времени. Сконцентрируйтесь

- Если понять с первого раза не удалось – переформулируйте вопрос своими словами и уточните у того, кто спрашивает
2. Если Ваш ответ не устроил собеседника, попытайтесь понять, какие мотивы им движут:    - Просто получить ответ

- Глубже понять тему выступления

- Показать другим «какой я умный» и поднять свою самооценку

- Унизить выступающего

- Другие
3. В зависимости от этих мотивов Вы строите свой ответ следующими способами:     - Отвечаете на вопрос

- Просите подойти лично к Вам на перерыве

- Благодарите за хороший вопрос

- Уточняете вопрос

- Ссылаетесь на то, что вопрос уводит обсуждение в сторону от Вашего выступления и предлагаете вернуться к теме

- Шутите (важно, чтобы шутка была не обидной)

- Другие приемы из Вашего личного опыта
4. Полезно после выступления лично пообщаться с тем, кто задал вам «неудобный» вопрос (в кулуарах) и прояснить, чего хотел этот человек     Это позволит спрашивающему решить большинство своих задач, а Вам – избежать негативных слухов о Вашем выступлении. В большинстве случаев, высказав Вам в глаза свое недовольство, человек «выпустит пар» и забудет о своих негативных эмоциях

В некоторых случаях человек поймет, что он просто перенес на Вас негативный опыт общения с другими людьми (например, со сложными участниками на тренингах) и решил посмотреть, а как Вы выкрутитесь из той ситуации, из которой ему выкрутиться не удалось

В любом случае Вы получите ценную обратную связь, которая пригодится Вам в дальнейшей работе
5. Не пытайтесь несколько раз объяснять одну и ту же мысль разными словами с помощью метафор и аналогий     На лекции в институте это уместно, на Конференции – скорее нет

Если человек не понял метафору о том, что сто лошадей бегут со скоростью одной лошади и не бегут со скоростью спортивного автомобиля, вряд ли он поймет другие подобные метафоры, скорее всего, ему стоит развивать образное мышление, а за 15 минут Вашего Доклада сделать это Вам не удастся. Лучше аккуратно сверните тему и идите дальше, в следующие слайды

Пока Вы будете объяснять одному или нескольким участникам дискуссии простую мысль, вся остальная часть аудитории, которая уже давно ее поняла, начнет скучать, и Вы ее потеряете. Лучше позаботьтесь о большинстве, всем понравиться невозможно!
6. Ни в коем случае не переходите на личности и не доказывайте свою правоту собеседнику    Лучше признайте, что это – Ваша личная точка зрения, а у собеседника может быть своя. Невозможно доказать в ходе Доклада, что Земля не стоит на трех китах


3. В кулуарах после выступления:

Постарайтесь встретиться с теми, кто хотел задать Вам вопрос во время выступления, но не смог. Если не можете ответить сейчас - дайте свою визитку и попросите написать или позвонить. Тогда ответный ход будет за Вашим собеседником.

Поговорите с наиболее критически настроенными Слушателями, молча (не перебивая) выслушайте обратную связь, по возможности не пытайтесь оправдываться.

Спросите мнение Организаторов Конференции о Вашем Докладе. Постарайтесь, чтобы это мнение было не из позиций вежливости, а из позиций искренности – только так Вы сможете в будущем улучшить качество Вашего Доклада.

5) Через неделю после выступления

Запросите мнения о Докладе у авторитетных коллег. Зачем?

1. Это может пригодиться Вам – Вы используете эти отзывы где-нибудь.

2. Обратная связь, как никакой другой инструмент, помогает замечать свои ошибки и совершенствовать свой стиль.

3. Возможно, коллеги знают что-то, чего не знаете Вы, таким образом Ваши знания обогатятся и расширятся. Ведь большинство людей делают Доклады на те темы, которые им интересны и актуальны, значит, Вы получите пользу, узнав больше об изложенной Вами теме.

Выводы и рекомендации

Максимальную пользу из этих рекомендаций можно получить если пользоваться ими, как чек-листом перед подготовкой к серьезным выступлениям. Проверьте, не совершаете ли Вы каких-то из описанных выше ошибок (или своих собственных). Примите меры, чтобы подготовиться к возможным «неожиданностям». Каждый раз вносите в эти рекомендации свои правки, дополнения. Иногда очередное выступление приносит новый опыт – казалось бы, все уже давно было известно, однако люди раз за разом совершают одни и те же ошибки. Если эти рекомендации для Вас – вчерашний день, значит, пора писать upgrade.

Краткий перечень рекомендаций Доклада:

1. Выбирайте интересную, небанальную, но узкую тему. Уделите ее проработке достаточное количество времени (зависит от темы и степени Вашего владения ей). Тему доклада необходимо согласовать с Организаторами Всероссийского Фестиваля НЛП.
2. Перед написанием Доклада найдите достаточное количество времени, чтобы просмотреть то, что было сделано до Вас.
3. Продумайте структуру Доклада, исходя из поставленных целей и имеющегося в наличии времени. Помните – к сожалению, не все Участники читают Доклады до Конференции!
4. Как следует отрепетируйте и отхронометрируйте Доклад. Желательно попросить кого-то послушать Ваше выступление и дать обратную связь – все ли было понятно, какие есть рекомендации и пожелания.
5. Будьте аккуратны с Power Point – иногда вреда от него бывает больше, чем пользы! Помните, что те, кто будет смотреть и слушать Ваш Доклад – профессионально владеют этим инструментом и заметят все допущенные недочеты.
6. Заранее подготовьтесь к возникновению вопросов. У Вас должны быть готовы краткие, но убедительные ответы на возможные вопросы до Доклада. Помните – хороший экспромт – это хорошо подготовленный экспромт.
7. При ответах на вопросы постоянно помните о том, ЗАЧЕМ Вы выступаете, какое впечатление Вы хотите произвести на людей и как Ваша манера отвечать на вопросы повлияет на конечное впечатление от Вашего Доклада.


Литература:

* Как не сделать 10 типовых ошибок, готовя Доклад на конференцию портала TREKO.RU?
* Эффективное участие в Конференции портала TREKO.RU
* Ерёмина Н.А., Личный опыт: как сделать Доклад на конференции TREKO.RU
* Как проводят международные научные Конференции (интервью)?
* Модестов С.Ю., Доклад о Докладе (как подготовить сообщение для Специалистов)
* Викентьев И.Л., Как самому сделать плохой Доклад по теории менеджмента, маркетинга, рекламы и public relations
* Соколов А.Б., Самооправдания бизнес-тренеров: как маскируют недостатки своих выступлений.

Инна Иголкина

Доклад опубликован на сайте ТРЕКО

www.festivalnlp.ru